Audit Mutu

Tujuan

Prosedur Audit Mutu Internal (AMI) ini memberikan pedoman tentang tanggung jawab dan kewenangan yang terkait dengan pelaksanaan Audit Mutu Internal, dalam rangka penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM).

Ketentuan Umum

Tujuan audit mutu internal di Universitas Muhammadiyah Pontianak adalah:

  • Untuk menilai kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu dengan standar dan peraturan lain yang terkait.
  • Untuk mengevaluasi efektivitas dan efisiensi penerapan sistem manajemen mutu dan upaya peningkatannya.
  • Untuk menjadi bahan peningkatan mutu yang berkesinambungan.

Audit Mutu Internal akan dilaksanakan 1 (satu) kali dalam setahun.

Pelaksanaan audit mutu internal dikelola oleh PPM dengan tindakan-tindakan sebagai berikut :

  • Menetapkan Program Audit yang mencakup informasi tentang :
    • Auditor adalah personil yang telah mengikuti sekurang-kurangnya pelatihan
    • Auditor harus independen terhadap area atau lingkup yang akan diaudit, dengan menunjuk personel dari satu bagian untuk penugasan audit silang (cross audit) di bagian lain.
    • Menyampaikan Program Audit kepada Tim Audit dan Auditee dengan surat pemberitahuan paling lambat 1 (satu) bulan sebelum pelaksanaan audit.
    • Secara aktif mengendalikan seluruh kegiatan Audit Mutu Internal. Mulai dari tahap persiapan sampai dengan penyelesaian verifikasi.
  • Membentuk Tim Audit dengan ketentuan :
    • Auditee
    • Ruang Lingkup Audit
    • Jadwal Audit
    • Tim Auditor

Hasil audit atau temuan audit akan dikategorikan pada 3 jenis, yaitu:

  • Major. Temuan audit dikategorikan sebagai major, apabila tidak ditemukan bukti-bukti (rekaman mutu) yang memadai sebagai tanda pelaksanaan system manajemen mutu dan apabila prosedur yang ada tidak dilaksanakan.
  • Minor. Temuan audit dikategorikan sebagai minor, apabila dalam penerapan sistem manajemen mutu meskipun telah didukung oleh bukti yang cukup memadai, namun masih terdapat kekurangan dalam dokumentasi. Temuan ini juga berlaku bila terdapat penyimpangan dari prosedur yang telah ditetapkan.
  • Catatan atau observasi. Temuan audit dikategorikan sebagai catatan, apabila temuan bukan merupakan penyimpangan dari ketentuan sistem manajemen mutu, namun perlu mendapat perhatian dari audit.

Temuan audit dengan kategori major dan minor harus dituangkan dalam PTPP hasil audit dan auditee harus menuangkan dalam rencana tindakan perbaikan (RTP) untuk tidak terulangnya temuan tersebut.

Hasil audit harus dibuat selambat-lambatnya 21 (dua puluh satu) hari kerja terhitung selesainya pelaksanaan audit dan disampaikan kepada auditee dan PPM untuk tindakan perbaikan dan pencegahan.

Audit mutu internal merupakan pelaksanaan ketentuan SMM, semua pimpinan harus memberikan dukungan penuh guna menjamin kelancaran dan keberhasilan pelaksanaan proses audit mutu di Universitas Muhammadiyah Pontianak.

Seluruh temuan audit harus diselesaikan selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan sejak ditemukannya temuan tersebut. Temuan dinyatakan selesai apabila telah diverifikasi oleh tim verifikator yang ditetapkan oleh PPM